Certificado digital para comunidades de propietarios

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¿Es obligatorio el certificado digital para comunidades de propietarios? ¿Qué documentación debe aportar una comunidad de propietarios para tener un certificado digital? ¿Cuál es el proceso para obtenerlo?

Desde hace algún tiempo, las administraciones públicas hacen uso de las nuevas tecnologías en su voluntad de ahorrar tiempo, dinero y carga burocrática. Por ejemplo, se solicita a los ciudadanos que hagan uso de su DNI electrónico para hacer determinados trámites. En ese sentido funcionan las sociedades, que desde hace algún tiempo tienen que hacer todos sus trámites de forma telemática. Pero, ¿qué pasa con las comunidades de propietarios?

¿Qué es el certificado digital para comunidades?

El certificado digital para comunidades de propietarios es como tu DNI electrónico, pero de la comunidad. Instalado en el ordenador, permite realizar un conjunto de trámites por vía telemática.

Las comunidades de propietarios grandes son muy conocedoras de los usos y bondades del certificado digital, principalmente porque normalmente tienen que presentar declaraciones ante la Agencia Tributaria. Para las pequeñas, en cambio, puede ser un gran desconocido, ya que sólo lo echarán en falta cuando quieran efectuar alguna solicitud ante los órganos autonómicos. Pueden funcionar como un reloj durante años sin tener un certificado digital. Hasta que sea necesario…

En este sentido, las páginas de los órganos autonómicos de ayuda e instrucciones ya informan de que las entidades sin personalidad jurídica (Una comunidad es una entidad sin personalidad jurídica.) deben realizar los trámites telemáticamente. Por si hay alguna duda, indican además que las entidades cuyo NIF empiece por “H” (Los de las comunidades de propietarios.), deben realizar los trámites telemáticamente. Pero claro, para realizar el trámite telemáticamente, es necesario contar con el certificado digital. He ahí el quid de la cuestión.

¿Es obligatorio el certificado digital para comunidades de propietarios?

Como hemos indicado, no es obligatorio per se. Es decir, por ser una comunidad de propietarios, no estás obligado a contar con un certificado digital. Lo que es obligatorio desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015 sobre el Procedimiento Administrativo Común (LPAC) de las Administraciones Públicas es relacionarte con las administraciones por vía telemática. Para esto, es necesario contar con un certificado electrónico.

Con los ayuntamientos, sobre todo si son pequeños, puede haber manga ancha. Con las comunidades autónomas, depende de lo que se quiera hacer, pero con la Agencia Tributaria… ¡Ay, ay ay! No relacionarse con la AEAT por medios electrónicos puede suponer una multa de 250€. Ahí lo dejamos.

¿Cómo conseguir el certificado digital para la comunidad de propietarios?

Hay varias vías para que la comunidad de propietarios obtenga su certificado digital. Cada una tiene sus pros y sus contras:

Vía uno: facultar al presidente

Esta es la vía más directa, pero la menos viable. Hay que tener en cuenta en primer lugar que el presidente de la comunidad cambia cada año. Aparte de eso, el presidente tendría que hacerse cargo de todas las notificaciones y solicitudes, por lo que puede ser una carga de trabajo innecesaria. Eso sin contar que deberá dedicar una mañana para personarse en su oficina de la AEAT. Lo pasos serían:

1 –Solicitar en el portal de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (fnmt) un certificado de representación de entidad sin personalidad jurídica. En este proceso, se indicará una dirección de correo electrónico a la que la fnmt enviará un código.

2 – Acudir con este código y previa cita a las oficinas de la AEAT. Deberá aportar también en ese momento una fotocopia de su DNI, del CIF de la comunidad, el Acta de nombramiento como presidente y el Acta de la Junta donde se autorizó este trámite.

3- Al realizar esta gestión, se recibirá un email de confirmación. En el mismo, figuran las instrucciones para descargar el certificado. Éste tiene que ser el mismo ordenador que obtuvo el código de solicitud. De cambiarlo, dará error.

Finalmente, el presidente puede apoderar al administrador para que sea él quien reciba las notificaciones y quien realice las gestiones de la comunidad. Puede hacerlo cómodamente a través del portal de apoderamiento electrónico.

Vía dos: facultar al Secretario-Administrador

Como es tedioso tener que repetir la jugada la jugada cada año y hacer personarse al Presidente de la Comunidad ante las sedes de la AEAT para obtener el certificado, también es posible que lo solicite el Administrador en nombre de la comunidad.

En este caso, el trámite es similar. Sin embargo, en Junta de Propietarios es necesario hacer constar en Acta el poder que le otorga la Junta para realizar los trámites necesarios para solicitar, descargar, renovar, etc. El texto íntegro de este poder puede consultase en la página 32 de este documento.

Además, si el Secretario-Administrador es parte de una sociedad, éste en la sede de la AEAT deberá por su parte aportar los apoderamientos de su sociedad o cualquier otro documento que acredite su identidad como representante de la misma.

Vía tres: CAFirma

CAFirma es una aplicación desarrollada para el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE) que tiene como principio la simplificación de todo el proceso. Esta aplicación puede usarse únicamente por Administradores de Fincas colegiados y conlleva el pago de una tarifa por su uso.

Desde esta aplicación, el Administrador Colegiado puede solicitar automáticamente los certificados digitales de las comunidades de propietarios que administra. Además, recibe de forma ordenada todas las notificaciones referentes a las mismas.

Para que un Administrador de Fincas pueda solicitar un certificado digital de una comunidad a través de esta aplicación, sólo deberá aportar el CIF de la comunidad, la primera hoja del libro de actas y una autorización expresa a favor del Administrador de Fincas emitida bien en Junta de Propietarios o bien por el presidente de la comunidad.

Este sistema, desde luego, simplifica hasta el absurdo el proceso de solicitud y ayuda a gestionar el trabajo diario.

¿Sabías de la necesidad del certificado digital para comunidades de propietarios? No lo dudes, si tienes dudas adicionales, ponte en contacto con nuestros profesionales. No olvides tampoco seguirnos en nuestra página de Facebook, donde recibirás actualizaciones de todas nuestras novedades.

Showing 8 comments
  • Francisco

    Que duración tiene el certificado digital de la comunidad ?? Es que mi administrador cobra por año

    • micomuniweb

      Buenos días,

      En cuanto el certificado digital su caducidad es de dos años según lo emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Ahora bien, si cambia el presidente, se debería renovar el certificado ya que suele ser el presidente el titular del certificado, por lo que su duración legal pasaría a ser de un año (aunque poca gente lo cambia porque sigue siendo válido) . Pero como seguramente el certificado lo obtiene mediante autoridades de registro emitido por su programa de gestión o directamente del Colegio, estas empresa cobran todos los años por el certificado, que será lo que le pase en este caso.

      Un saludo,

  • José Ramón

    Hola,
    En mi comunidad no conozco que haya autorización escrita del presidente o la junta al administrador para hacer ese trámite y nos cobran cada año gastos del certificado.
    ¿Cómo se puede comprobar si realmente la comunidad tiene ese certificado, si nunca se ha utilizado y está en el ordenador del administrador? ¿Hay algún comprobante que se pueda solicitar o registro público del mismo?
    Gracias

    • micomuniweb

      Buenos días, José Ramón:

      La forma más sencilla de saber si la comunidad cuenta con certificado es pedirle al administrador que os envíe por correo electrónico el certificado y veáis que está en vigor. Si la solicitud del certificado la hace a través de programas de gestión, lo habitual es que cobre anualmente la cifra de 72,60 € y que esté instalado en su ordenador.

      Un saludo,

  • Hola se paga para hacer o renovar el certificado digital de la comunidad?

    • micomuniweb

      Buenos días, Elisabeth:
      Efectivamente, todos los certificados tienen un coste, tanto en su primera solicitud como en su renovación.
      Un saludo,

    • cristina

      Eso no es cierto. Una comunidad de propietarios es una entidad sin personalidad jurídica y el coste del certificado digital en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) es de 0 euros. Ah Y los certificados de personas físicas también tienen coste 0.
      Un poco más de rigor en las respuestas, por favor

      • micomuniweb

        Buenos días, Cristina:

        Si usted lee con rigor la pregunta y nuestra respuesta, verá que ponemos que “ si la solicitud del certificado la hace a través de su programa de gestión, lo habitual es que cobre anualmente la cifra de 72,60 € y que esté instalado en su ordenador” a la pregunta que si el administrador cobra cada año, ya que con el programa de gestión más utilizado entre los administradores de fincas, ese es el proceso y los gastos de gestión. Y luego se sigue preguntando sobre lo mismo.

        Ahora bien, si la pregunta es si la FMNT cobra por el certificado digital de entidades sin personalidad jurídica, la respuesta es no.
        Desde Micomuniweb se contesta siempre a lo que se pregunta.

        Muchas gracias por su apreciación y colaboración.

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