Certificado digital para comunidades de propietarios

Juntas, acuerdos, órganos de gobierno y administración

¿Es obligatorio el certificado digital para comunidades de propietarios? ¿Qué documentación debe aportar una comunidad de propietarios para tener un certificado digital? ¿Cuál es el proceso para obtenerlo?

Desde hace algún tiempo, las administraciones públicas hacen uso de las nuevas tecnologías en su voluntad de ahorrar tiempo, dinero y carga burocrática. Por ejemplo, se solicita a los ciudadanos que hagan uso de su DNI electrónico para hacer determinados trámites. En ese sentido funcionan las sociedades, que desde hace algún tiempo tienen que hacer todos sus trámites de forma telemática. Pero, ¿qué pasa con las comunidades de propietarios?

¿Qué es el certificado digital para comunidades?

El certificado digital para comunidades de propietarios es como tu DNI electrónico, pero de la comunidad. Instalado en el ordenador, permite realizar un conjunto de trámites por vía telemática.

Las comunidades de propietarios grandes son muy conocedoras de los usos y bondades del certificado digital, principalmente porque normalmente tienen que presentar declaraciones ante la Agencia Tributaria. Para las pequeñas, en cambio, puede ser un gran desconocido, ya que sólo lo echarán en falta cuando quieran efectuar alguna solicitud ante los órganos autonómicos. Pueden funcionar como un reloj durante años sin tener un certificado digital. Hasta que sea necesario…

En este sentido, las páginas de los órganos autonómicos de ayuda e instrucciones ya informan de que las entidades sin personalidad jurídica (Una comunidad es una entidad sin personalidad jurídica.) deben realizar los trámites telemáticamente. Por si hay alguna duda, indican además que las entidades cuyo NIF empiece por “H” (Los de las comunidades de propietarios.), deben realizar los trámites telemáticamente. Pero claro, para realizar el trámite telemáticamente, es necesario contar con el certificado digital. He ahí el quid de la cuestión.

¿Es obligatorio el certificado digital para comunidades de propietarios?

Como hemos indicado, no es obligatorio per se. Es decir, por ser una comunidad de propietarios, no estás obligado a contar con un certificado digital. Lo que es obligatorio desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015 sobre el Procedimiento Administrativo Común (LPAC) de las Administraciones Públicas es relacionarte con las administraciones por vía telemática. Para esto, es necesario contar con un certificado electrónico.

Con los ayuntamientos, sobre todo si son pequeños, puede haber manga ancha. Con las comunidades autónomas, depende de lo que se quiera hacer, pero con la Agencia Tributaria… ¡Ay, ay ay! No relacionarse con la AEAT por medios electrónicos puede suponer una multa de 250€. Ahí lo dejamos.

¿Cómo conseguir el certificado digital para la comunidad de propietarios?

Hay varias vías para que la comunidad de propietarios obtenga su certificado digital. Cada una tiene sus pros y sus contras:

Vía uno: facultar al presidente

Esta es la vía más directa, pero la menos viable. Hay que tener en cuenta en primer lugar que el presidente de la comunidad cambia cada año. Aparte de eso, el presidente tendría que hacerse cargo de todas las notificaciones y solicitudes, por lo que puede ser una carga de trabajo innecesaria. Eso sin contar que deberá dedicar una mañana para personarse en su oficina de la AEAT. Lo pasos serían:

1 –Solicitar en el portal de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (fnmt) un certificado de representación de entidad sin personalidad jurídica. En este proceso, se indicará una dirección de correo electrónico a la que la fnmt enviará un código.

2 – Acudir con este código y previa cita a las oficinas de la AEAT. Deberá aportar también en ese momento una fotocopia de su DNI, del CIF de la comunidad, el Acta de nombramiento como presidente y el Acta de la Junta donde se autorizó este trámite.

3- Al realizar esta gestión, se recibirá un email de confirmación. En el mismo, figuran las instrucciones para descargar el certificado. Éste tiene que ser el mismo ordenador que obtuvo el código de solicitud. De cambiarlo, dará error.

Finalmente, el presidente puede apoderar al administrador para que sea él quien reciba las notificaciones y quien realice las gestiones de la comunidad. Puede hacerlo cómodamente a través del portal de apoderamiento electrónico.

Vía dos: facultar al Secretario-Administrador

Como es tedioso tener que repetir la jugada la jugada cada año y hacer personarse al Presidente de la Comunidad ante las sedes de la AEAT para obtener el certificado, también es posible que lo solicite el Administrador en nombre de la comunidad.

En este caso, el trámite es similar. Sin embargo, en Junta de Propietarios es necesario hacer constar en Acta el poder que le otorga la Junta para realizar los trámites necesarios para solicitar, descargar, renovar, etc. Puedes consultar la información relativa a la representación en  las páginas 24, 25 y 26 de este documento.

Además, si el Secretario-Administrador es parte de una sociedad, éste en la sede de la AEAT deberá por su parte aportar los apoderamientos de su sociedad o cualquier otro documento que acredite su identidad como representante de la misma.

Vía tres: CAFirma

CAFirma es una aplicación desarrollada para el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE) que tiene como principio la simplificación de todo el proceso. Esta aplicación puede usarse únicamente por Administradores de Fincas colegiados y conlleva el pago de una tarifa por su uso.

Desde esta aplicación, el Administrador Colegiado puede solicitar automáticamente los certificados digitales de las comunidades de propietarios que administra. Además, recibe de forma ordenada todas las notificaciones referentes a las mismas.

Para que un Administrador de Fincas pueda solicitar un certificado digital de una comunidad a través de esta aplicación, sólo deberá aportar el CIF de la comunidad, la primera hoja del libro de actas y una autorización expresa a favor del Administrador de Fincas emitida bien en Junta de Propietarios o bien por el presidente de la comunidad.

Este sistema, desde luego, simplifica hasta el absurdo el proceso de solicitud y ayuda a gestionar el trabajo diario.

¿Sabías de la necesidad del certificado digital para comunidades de propietarios? No lo dudes, si tienes dudas adicionales, ponte en contacto con nuestros profesionales. No olvides tampoco seguirnos en nuestra página de Facebook, donde recibirás actualizaciones de todas nuestras novedades.

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    • micomuniweb

      Buenos días,

      En cuanto el certificado digital su caducidad es de dos años según lo emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Ahora bien, si cambia el presidente, se debería renovar el certificado ya que suele ser el presidente el titular del certificado, por lo que su duración legal pasaría a ser de un año (aunque poca gente lo cambia porque sigue siendo válido) . Pero como seguramente el certificado lo obtiene mediante autoridades de registro emitido por su programa de gestión o directamente del Colegio, estas empresa cobran todos los años por el certificado, que será lo que le pase en este caso.

      Un saludo,

  1. José Ramón

    Hola,
    En mi comunidad no conozco que haya autorización escrita del presidente o la junta al administrador para hacer ese trámite y nos cobran cada año gastos del certificado.
    ¿Cómo se puede comprobar si realmente la comunidad tiene ese certificado, si nunca se ha utilizado y está en el ordenador del administrador? ¿Hay algún comprobante que se pueda solicitar o registro público del mismo?
    Gracias

    • micomuniweb

      Buenos días, José Ramón:

      La forma más sencilla de saber si la comunidad cuenta con certificado es pedirle al administrador que os envíe por correo electrónico el certificado y veáis que está en vigor. Si la solicitud del certificado la hace a través de programas de gestión, lo habitual es que cobre anualmente la cifra de 72,60 € y que esté instalado en su ordenador.

      Un saludo,

    • Eso no es cierto. Una comunidad de propietarios es una entidad sin personalidad jurídica y el coste del certificado digital en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) es de 0 euros. Ah Y los certificados de personas físicas también tienen coste 0.
      Un poco más de rigor en las respuestas, por favor

      • micomuniweb

        Buenos días, Cristina:

        Si usted lee con rigor la pregunta y nuestra respuesta, verá que ponemos que “ si la solicitud del certificado la hace a través de su programa de gestión, lo habitual es que cobre anualmente la cifra de 72,60 € y que esté instalado en su ordenador” a la pregunta que si el administrador cobra cada año, ya que con el programa de gestión más utilizado entre los administradores de fincas, ese es el proceso y los gastos de gestión. Y luego se sigue preguntando sobre lo mismo.

        Ahora bien, si la pregunta es si la FMNT cobra por el certificado digital de entidades sin personalidad jurídica, la respuesta es no.
        Desde Micomuniweb se contesta siempre a lo que se pregunta.

        Muchas gracias por su apreciación y colaboración.

  2. lo que no entiendo es que siendo gratuito por que lo cobran ,esa gestion deberia estar en la minuta que cobran ustedes,y la utilizacion de ese programa es comodidad del administrador que por cierto supongo que la tendran centralizada para todas las comunidades que gestionan

    • micomuniweb

      Buenos días, Pedro:

      Lo que es gratuito es el propio certificado. Es su gestión lo que supondrá un coste. Éste podrá ser repercutido en la cuota anual del administrador (venir incluido en la minuta) o venir desglosado en el resumen de gastos anuales de la comunidad.

      La alternativa gratuita es que sea el presidente de turno de la comunidad el que se persone tras su nombramiento en las oficinas de representación a identificarse con la documentación de la comunidad.

      Un saludo,

    • micomuniweb

      Buenos días, Pedro:

      Si con ustedes se refiere al colectivo de los administradores de fincas, cada despacho elegirá su forma de trabajo. El alquiler, la calefacción, los sueldos, Internet, los programas de gestión, la luz, etc. Todos los gastos de una empresa son repercutidos a los clientes.

      Un saludo,

  3. Manuel Valcarce Carballo

    Si con ustedes se refiere al colectivo de los administradores de fincas, cada despacho elegirá su forma de trabajo. El alquiler, la calefacción, los sueldos, Internet, los programas de gestión, la luz, etc. Todos los gastos de una empresa son repercutidos a los clientes.
    Buenos días. Con relación a la respuesta de la pregunta de Pedro, parece como si quisiera decir que la cuota que le pagan las Comunidades, es un regalo para los administradores, cuando se refiere a todos los gastos de los administradores, que creo que van inhibidos en la cuotas mensuales de las respectivas comunidades.
    No ha imparcialidad en sus contestaciones.
    Gracias

  4. Buenas tardes.
    Nuestro administrador dice que tiene instalado en su ordenador una firma por cada comunidad que gestiona, y por lo que yo sé, tan solo se puede instalar una firma en cada ordenador. Por otro lado, nos pasa factura por CAFIRMA, y estamos completamente despistados al respecto de lo que él nos asegura.
    ¿Podrían aclararlo, por favor?
    Muchas gracias

    • Buenos días:

      Respecto al primer punto, en un ordenador se pueden instalar sin problema todos los certificados que sean necesarios.
      Con referencia al segundo, el coste de CAFirma es repercutido a las respectivas comunidades de propietarios, bien prorrateado e incluido en la cuota mensual bien como desglose en las cuentas anuales.

      Un saludo,

  5. Buenas tardes.
    ¿Cómo y dónde puedo obtener un certificado de que mi comunidad está registrada y debidamente constituida?
    Me explico. Tenemos certificado digital desde hace dos años y ahora caduca por lo que hay que hacerlo de nuevo. No tenemos administrador profesional y yo, como presidenta, me encargo de todas las gestiones.
    La vez anterior me acredité en la AEAT con el certificado del acta de nombramiento de Presidenta con facultad para pedir el certificado de la FNMT, con el NIF de la comunidad y mi DNI sin problemas.
    Ahora con el COVID he ido a Correos con esa documentación que han gestionado desde ORVE y 15 días después lo deniegan por faltar documentación: estatutos, escrituras o acta de formación.
    No tenemos nada de eso ya que nos regimos por la LPH y nuestra comunidad se inició en 1972 sin más que la legalización del Libro de Actas de aquel entonces.
    De ahí mi pregunta de cómo conseguir ahora después un certificado que nos acredite como comunidad registrada debidamente. ¿En el Registro de la Propiedad de Madrid emiten ese tipo de documento?
    Muchas gracias.

  6. Alfonso Martínez

    Buenos días: en primer lugar agradecerle por el contenido de este blog.
    Cuándo Vd. reseña:
    Vía dos: facultar al Secretario-Administrador:
    ..”El texto íntegro de este poder puede consultase en la página 32 de este documento.”

    El enlace me remite a un pdf con 30 páginas, ¿cuál es la página 32?

    Gracias.

    • micomuniweb

      Buenos días, Alfonso:

      Gracias por la apreciación. El enlace dirige a un documento de la FNMT que, gracias a ti, hemos comprobado que se ha actualizado. La información relevante para la representación estaría en las páginas 24, 25 y 26. Procedemos a modificar además el contenido del post.

      Muchas gracias,

  7. José M. Domínguez

    Buenas tardes, en nuestra comunidad, el administrador-secretario fue el que solicito el certificado digital por la vía tres CAFirma, . Este Sr. ya no presta sus servicios en nuestra comunidad. Mi pregunta es como puedo,como presidente, anular el certificado digital, puesto que el que tiene la clave es el y esta registrado en su ordenador.
    Gracias.

  8. Buenas tardes,

    en nuestra comunidad en el presupuesto ordinario ejercicio 2021 como gasto:

    PROTECCION DE DATOS 50,- EUROS, ya llevamos varios años.
    CERTIFICADO ELECTRONICO 181,50 EUROS, este concepto es nuevo, ni idea ???

    Saludos.

  9. Antonio Martinez

    ¿Desde que año es obligatorio, tener las comunidades el Certificado Digital?
    ¿Y los administradores, que cobran por pedir el certificado Digital, o por solicitar la firma digital?
    Esto es un impuesto nuevo anual a las comunidades, lo mismo que a las personas físicas el impuesto de circulación o Impuesto de bienes e inmuebles.

    Un saludo

    • micomuniweb

      Buenos días, Antonio:

      Copiamos el texto del post: Lo que es obligatorio desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015 sobre el Procedimiento Administrativo Común (LPAC) de las Administraciones Públicas es relacionarte con las administraciones por vía telemática.

      Un saludo,

  10. Buenas tardes, con referencia a los 250 euros de multa que comentan, en que circunstancias puede aplicarse dicha multa ? Ya que entiendo que una comunidad puede estar sin certificado electronico hasta el momento que lo necesite. Por otra parte,el adminitrador puede solicitar este certificado or su cuenta sin pedir el consentimiento de la comunidad? El costo que nos pasaron es de 96,60 euros . Gracias

    • micomuniweb

      Buenos días, Horacio:

      La sanción viene pareja a la presentación de documentos o solicitudes por medios distintos a los electrónicos, cuando se trate de obligados a relacionarse de forma electrónica con la Administración. En estos casos, depende en gran medida de la manga ancha del funcionario que recibe. Aclarad con el administrador el precio del certificado.

      Un saludo,

  11. Domingo Sánchez

    Buenas tardes ,
    Mi comunidad de propietarios mantiene la misma Junta Directiva (presidente y secretario) desde hace 8 años ( renovada cada 2 años).
    Es gestionada por un administrador de fincas externo, realizando
    todo trámite con la Administración Pública utilizando el correspondiente certificado eléctrónico de la comunidad.
    La vigencia del mencionado certificado no sería bianual al no haber cambios en la presidencia?
    Sin embargo se realiza un cargo todos los años en octubre por importe de 33 € (en concepto de certificado electrónico)
    Es correcto y legal este cobro (la última factura la cursó la empresa Ivnosys).
    Gracias por su aclaración

    • micomuniweb

      Buenos días, Domingo:

      El problema con la gestión de certificados es que, si no se quiere acudir a la identificación con toda la documentación de la comunidad, se delega el trámite al administrador. Éste puede acceder a plataformas que facilitan la emisión de certificados, pero tienen un coste. Desconocemos los pormenores de la gestión de vuestro certificado, pero podéis preguntárselos al administrador en junta de propietarios.

      Un saludo,

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