Qué son las actas de la comunidad de propietarios – Art.19 LPH

¿Qué son las actas de la comunidad de propietarios?¿Son necesarias?

Las actas de las comunidades de propietarios son como los libros de cuentos de nuestra infancia. Nos cuentan historias y éstas pueden ser de miedo, de risa, de amor o de catástrofes naturales. Además, vienen todas recogidas en un tomo, el Libro de Actas, en el que encontramos todas las tramas ordenadas cronológicamente, por si te interesa ponerte en antecedentes.

>>> Aquí puedes descargar un modelo de acta para la comunidad de propietarios.

¿Qué es un acta de una junta de propietarios?

Un acta es un documento que sirve para reflejar los acuerdos de la comunidad de propietarios. Vamos a repetir esta parte que suele quedar un poco floja: reflejar los acuerdos. Conocemos ese mágico momento en el que los ánimos se crispan, la voz se eleva y en el momento álgido alguien henchido de autoridad apostilla “¡¡Que conste en acta!!”. Como momento de película es muy bueno, pero tiene poca validez jurídica.

Llegados a este punto, en el que hemos llegado a la conclusión de que sólo deben figurar los acuerdos, diremos que las actas van todas juntas en un libro diligenciado por el Registro de la Propiedad.

¿Qué quiere decir que el libro de actas esté diligenciado?

• Que va sellado por el Registrador, quien ha tomado buena nota de que os lo ha dado.
• Que las hojas también van selladas y numeradas, para que nadie pueda cambiar el orden o inventarse acuerdos anteriores.
• Que sólo se puede tener uno a la vez. Hasta que no se termine ese no os dan otro. Si lo perdéis, debéis acreditarlo y aparecerá la pérdida en la primera página del nuevo libro, para que nadie escriba en el viejo si lo encuentran.

¿Qué ocurre si el libro de actas no está diligenciado?

Que el libro de actas no esté diligenciado pone de manifiesto que el secretario o el administrador, según el caso, es un poco desastre. Debe estarlo para evitar fraudes. Sin embargo, hay que apuntar que en ocasiones los jueces han dado por válidos acuerdos reflejado en actas escritas sobre simples hojas de papel. Con esto no queremos decir que da igual cómo se hagan las cosas. La intención es señalar que, como lo que prima es el acuerdo, no te lo puedes cargar sólo porque el acta sea una chapuza.

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¿Qué debe contener el acta de una junta de propietarios?

A lo último que hemos expuesto, lo de las actas chapuzas, hay que añadir un matiz. Hay una ley de mínimos en las actas para considerarlas válidas. Sí o sí deben contener la siguiente información:

• La fecha y el lugar de celebración de la junta sobre la que se reflejan los acuerdos.
• Quién se ha encargado de convocar la junta. Recuerda que la puede convocar el presidente o, en su defecto, una cuarta parte de los propietarios que representen un 25% de las cuotas de participación.
• Si es ordinaria, la anual en la que se aprueban las cuentas y se renuevan los cargos, o extraordinaria, la que vale para todo.
• Quiénes han asistido a la Junta. Si un propietario no asiste pero manda a un representante, su nombre también debe figurar.
• El orden del día, ¿qué asuntos se han tratado? Esto es muy útil cuando tienes que buscar algo en el histórico de juntas.
• Los acuerdos adoptados. Obvio cuando hablamos de un documento que sirve para reflejar acuerdos. Fundamental reflejar quiénes han votado en contra. Importante reflejar quién ha votado qué y qué porcentaje ostenta.

¿Son válidos los acuerdos que no están en el acta?

Por regla general, sí. O así lo vienen entendiendo los jueces. Lo que no puede pasar nunca es que un acuerdo sea válido si no se ha tomado en junta. Paso a paso:

• La Junta de propietarios acuerda un algo.
• Ese acuerdo está en el acta: ok, no problema.
• Ese acuerdo no está en el acta: oh, oh. ¿Puede demostrarse de otro modo?

El problema principal de que un acuerdo no esté en acta no es que no vaya a cumplirse, ya que se va a cumplir porque así se ha decidido. El problema es que si hay que demostrar que se llegó a ese acuerdo, es más difícil y laborioso.

¿Quién tiene que firmar el acta?

El acta de la junta de propietarios debe contener la firma del presidente y del secretario para ser válida. A esto se le llama cerrar el acta.

El acta tiene de plazo para cerrarse desde el mismo día de los acuerdos hasta los diez posteriores. El cierre del acta hace que los acuerdos adoptados sean ejecutivos. Si el acta no está firmada, los acuerdos siguen siendo válidos, pero el acta ya no prueba nada. Volvemos al punto anterior: “más difícil y laborioso”.

Por último, si el presidente decide que no le gusta cómo han redactado el acta y decide que no firma, pues no se cierra. El único arreglo que queda es preguntarle por qué no quiere firmar y llegar a un acuerdo.

¿Tienen los propietarios que recibir el acta?

Obviamente, sí. Los que asistieron a la junta tienen que verificar que todo esté bien. Los que no asistieron se tienen que informar sobre las decisiones acordadas. Eso sí, el acta tiene que llegar a los propietarios. No vale con que la lean los inquilinos.

Para ello, el acta se envía al domicilio que haya facilitado el propietario. Si no ha facilitado una dirección alternativa, el acta se envía al piso o local de la comunidad. Y si aun así se entiende que el propietario no la va a recibir, se coloca en el tablón de anuncios o en un sitio que se entienda visible. Eso sí, en este último supuesto, hay que exponer por qué no se ha podido hacer de ninguno de los otros dos modos.

¿Hay que aprobar el acta de la junta anterior?

En este punto hay algo de controversia, aunque no es un tema realmente importante. Existe la costumbre de abrir las juntas con la aprobación de la Junta anterior. En realidad, esto sólo es necesario cuando ha habido modificaciones en el acta. La verdad es que el acta queda aprobada en el momento en que la firma el presidente.

Recomendable y tampoco obligatorio es leer el acta a modo de recuerdo al inicio de la siguiente junta. Bueno, a veces el nivel de crispación de los propietarios de la comunidad puede incluso hacer que ni la lectura sea inconveniente.

¿Cómo corregir el acta de una comunidad de propietarios?

Aquí tenemos que diferenciar entre los errores al trascribir y las malinterpretaciones de los acuerdos. El concepto es el concepto y, como estamos apuntando, lo que priman son los acuerdos.

Si el error es un fallo en la redacción o un fallo en un cálculo, el acta se corrige sin más y sin pedir permiso a nadie. Bueno, sólo siempre y cuando en dicha acta figuren todos los datos que hemos dicho que eran obligatorios (fecha, asistentes, etc.).

Si, por el contrario, se produce un error en el concepto, se puede hacer un borrador de la modificación, pero ésta tiene que ser aprobada por la junta de propietarios.

Por último, puede darse el caso de que un propietario detecte un error al recibir su copia del acta. En este caso, debe ponerse en contacto con el secretario o el administrador para comentárselo. Si pasan de él, debe incluirse su demanda como punto del orden del día en la siguiente junta.

¿Dónde está el libro de actas?

El libro de actas es custodiado por el secretario o el administrador, junto con toda la documentación de la junta. Todos los propietarios tienen derecho a solicitarle información al secretario o al administrador sobre lo documentos de la comunidad. Por su parte, el secretario o el administrador tiene la obligación de dejar toda esa documentación a disposición de los propietarios.

¿Cómo impugnar un acuerdo de la comunidad de propietarios?

Este punto lo desarrollamos en detalle en Cómo impugnar acuerdos de la junta de propietarios.

Como puedes ver, pocas excusas puedes tener para sostener que no estás informado de lo que pasa por la comunidad. Como siempre, esperamos que le saques mucho jugo a todo lo expuesto y que tengas una vida tranquila en comunidad. Si algo falla, sabes que puedes seguir tranquilo si contactas con nuestros profesionales.